Wdrożenie ERP to złożony proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania zarówno od strony klienta, jak i dostawcy. Sprawdź 5 kluczowych czynników warunkujących sukces wdrożenia systemu ERP!
1. Wyznaczanie jasnych celów projektu
Wdrożenie systemu ERP powinno pomóc firmie osiągnąć konkretne rezultaty, takie jak np. większa wydajność produkcji, szybsza kompletacja zamówień czy obsługa zwrotów. Precyzyjne wyznaczenie celów firmy jeszcze przed wdrożeniem, jest więc kluczowe dla sprawnego przebiegu całego projektu. Zdefiniowanie konkretnych priorytetów pomaga także przy wyborze odpowiedniego narzędzia, które ma zostać wdrożone i zapewni wsparcie w obszarach wymagających optymalizacji.
2. Wybór właściwego systemu ERP
Na rynku dostępne są systemy ERP przeznaczone dla różnych sektorów, np. produkcji, logistyki, handlu nowoczesnego itd. W każdej z nich stosuje się inne rozwiązania i odmienne metodyki pracy. Oznacza to, że jeśli klient oczekuje, np. automatyzacji procesów magazynowych i szybszej obsługi zwrotów, to odpowiednie wsparcie zapewni mu system ERP z rozbudowanym modułem WMS przeznaczonym do zarządzania magazynem.
Ważne też, aby wybrać system dopasowany do wielkości firmy. Wdrożenie zbyt rozbudowanego względem potrzeb narzędzia, może wydłużyć proces i dostarczyć funkcji, które generują dodatkowe koszty. W związku z tym przedsiębiorca prowadzący mniejszą działalność, powinien postawić na system ERP dla małych firm, który dostarcza adekwatnych funkcjonalności, a jednocześnie jest gotowy do wzrostu wraz z potrzebami firmy.
3. Precyzyjne planowanie działań
Wdrożenie nowego systemu warto poprzedzić precyzyjnym rozplanowaniem wszystkich działań, wyznaczeniem terminów ich realizacji oraz przypisaniem zasobów potrzebnych do ich wykonania. Wymaga to od dostawcy zapoznania się z przebiegiem konkretnych procesów w firmie. W efekcie tego powstaje dokument analizy przedwdrożeniowej. Zawiera on kompletny opis przebiegu projektu wraz z podziałem na poszczególne etapy. Innymi słowy, jest to instrukcja, w której dostawca określa zakres, koszt i harmonogram wdrożenia.
Odpowiedni plan minimalizuje także ryzyko wystąpienia sytuacji, które wymuszają reorganizację pracy ad – hoc, np. kiedy w toku wdrożenia okazuje się, że instalacja danego rozwiązania wymaga zaangażowania większej ilości zasobów.
4. Profesjonalny zespół projektowy i wysokie kompetencje wdrożeniowców
Analiza przedwdrożeniowa jest efektem pracy zespołu projektowego. Kluczową rolę pełnią w nim kierownicy projektu, którzy koordynują oraz planują działania i odpowiadają za komunikację z zarządem. Skład zespołu uzupełniają wykwalifikowani wdrożeniowcy i kluczowi pracownicy wdrażanych obszarów (np. logistyka, produkcja, magazyn, sprzedaż itd.). Ci pierwsi powinni posiadać rozwinięte umiejętności techniczne i bogate doświadczenie oraz wykazywać się znajomością branżowych procesów od podszewki. Drudzy zaangażowaniem oraz dużą wiedzą o przebiegu operacji czy zagadnień w ich firmie.
5. Kompleksowe szkolenie pracowników
System ERP został wdrożony i przeszedł testy akceptacyjne. Co dalej? Szkolenie! Ten etap jest równie istotny jak poprzednie, bowiem profesjonalne szkolenia zapewniają przyszłym użytkownikom sprawną obsługę systemu. Jak przeprowadzać szkolenia ? W małych grupach. Pozwala to zwiększyć ilość zajęć warsztatowych i umożliwia przyszłym użytkownikom narzędzia wykonanie kilku ćwiczeń i sprawdzenie umiejętności w praktyce. Zadania mogą np. polegać na tworzeniu projektu w CRM, generowaniu zamówień czy tworzeniu ścieżki akceptacji dokumentu.
Czasami szkolenia obejmują także sporządzanie instrukcji stanowiskowych, które ułatwiają pracę z systemem osobom zatrudnionym już po okresie wdrożeniaiguracji.